לנהל שגרת חירום של ארגון בעת מלחמה

צילום:גלעד קוואלרצ'יק

אחרי ההלם והכאוס של אירוע משברי, מגיע שלב שבו הארגון צריך לנהל שגרת חירום. זוהי שגרה זמנית שיכולה להימשך זמן מה, עד שמתחילים לבנות את היום שאחרי. ניהול נכון של שגרת חירום חיוני כדי להביא את הארגון לתפקד באופן מותאם במציאות כאוטית.

שגרת חירום במלחמה מחייבת אותנו לשמור על שני מרכיבים סותרים לכאורה: גמישות ושגרה.

הגמישות נדרשת כדי שנוכל להתאים את העבודה למצבם של העובדות והעובדים של הארגון, וליכולות שלהם כעת; חלקם כלל לא נמצאים, ולאחרים פניות נמוכה או חוסר יכולת לעבוד. הגמישות נדרשת גם כאשר משימות שעבדנו עליהן קודם הופכות לפחות רלוונטיות לעת הזו, או כשעולים צרכים חדשים מהשטח שדורשים שניתן מענים אחרים.

השגרה נדרשת כדי לשמור על רציפות שכולנו זקוקים לה כדי להתמודד בהצלחה עם משבר. חוויה של רציפות מתאפשרת לאנשים כשהם יכולים להישען על דבר מה המשכי בתוך הכאוס של המשבר: קשר מתמשך עם אחרים, תוכנית פעולה, או רוטינה כלשהי.

איך עושות את זה? יוצרות שגרה חדשה – שגרת חירום – שתהיה מותאמת לצרכים וליכולות המשתנים ומקבעות אותה באמצעות שגרות ניהוליות. השגרות הניהוליות הן פעולות קבועות ומחזוריות שיש להכניס ליומן, לתקשר אותן בצוות, ולדבוק בהן במידת האפשר.

שגרת חירום במלחמה מתנהלת בחמש רמות במקביל

כמנהלים, אתם בוודאי יודעים שעליכם לפעול בכמה רמות במקביל. את שגרות החירום יש לקבוע בכל אחת מהן: העובדות והעובדים, הצוות, הארגון ומטרותיו, הממשקים וקהלי היעד. ולבסוף כדאי גם לקבוע שגרות שיסייעו לכם ברמה האישית להתווארר ולשמור על ה-Well Being והתפקוד שלכם. לשם כך הכנו צ'קליסט של שגרות מומלצות למנהלת בעת הזו.

העובדים והעובדות

שיחה אישית של הממונה עם כל אחת ואחד מהעובדים 
שיחה קצרה, פנים אל פנים או בזום, לבירור מה נשמע ולמעקב אחר המשימות, רצוי מול תוכנית עבודה.
🕗אחת לשבוע לפחות.
כלי: שיחה אישית בחירום

קשר עם עובדים במצב מיוחד 
שמירה על קשר, בירור צרכים ותמיכה – במקרי טראומה, אובדן ומצבי קיצון אחרים.
🕗אחת למספר ימים

הצוות כקבוצה

ישיבת צוות שבועית
ישיבה קבועה, שבה מעדכנים, מתעדכנים ומקדמים את העבודה, ומתאפשר זמן למפגש בין אישי.
🕗אחת לשבוע לפחות
כלי:ישיבת צוות בחירום

פעילות מלכדת או מפיגת מתח:
למשל, ארוחת בוקר משותפת, זום חווייתי, או הליכה בחוץ.
🕗אחת לשבוע-שבועיים

מיפוי חברי הצוות לצורך קבלת תמונה כוללת
בירור ותיעוד מסודר – מה מצבו של כל עובד בארגון, מבחינה פיזית, רגשית, וצרכים מיוחדים. החלטה על פתרונות מערכתיים בהתאם לצורך.
🕗פעם אחת + עדכון בהתאם לצורך

המשימה הארגונית

התאמת המשימה הארגונית:
ישיבה של הצוות הניהולי הכולל את מנהל.ת הארגון, הצוות המוביל, והוועד המנהל, בה תבחנו את המשימה הארגונית ואת מוקדי העשייה ותתאימו אותם לצרכים הנוכחיים.
🕗פעם אחת + עדכון בהתאם לצורך

ניהול המשימות ובקרה
כתיבת תכנית עבודה חירומית, הגדרת המשימות עם כל עובד.ת, ומעקב בשיחה השבועית עם כל אחת ואחד מהעובדים.
🕗מידי יום – שבוע

תקשור
תקשור ההחלטות והעשיה הארגונית לכל הארגון – באימייל קבוע, או בארגונים קטנים – ווטסאפ או שיחה.
🕗אחת לשבוע לפחות

ממשקים: שותפים, תורמים וקהילה

שיחה אישית עם שותפים ותורמים
יצירת קשר אישי עם כל אחד מהשותפים והתורמים המרכזיים שאתם בקשר איתם, לבירור מצבם, עדכון בנעשה אצלכם, והזמנה להתייעצות בהתאם לצורך.
🕗פעם אחת לפחות
כלי: שבעה דברים שכדאי לעשות מול התורמים בזמן מלחמה

תקשורת עם הקהילה והמוטבים
בירור מצבם וצרכיהם של חברי הקהילה והמוטבים, התאמת השירותים והפעילות, ותקשור השינויים.

🕗מתמשך

עצמי

הפרדה בית-עבודה
להגדיר שעות שבהן את לא עסוקה בעבודה, ולתקשר את זה לצוות.
🕗מידי יום

פעילות מפיגת מתח
פעילות גופנית, מדיטציה, חברים, האזנה למוזיקה, שהות בטבע וכיוב', ללא טלפון!
🕗מידי יום

הכתבה הבאה בסדרה

מירנה קציר | 12 בנובמבר 2023

שיחה אישית קבועה עם העובד.ת בזמן חירום

משברשעת חירום