רגע לפני שמצמצמים כוח אדם

העובדים שלכם הם המשאב הכי גדול שיש לכם בארגון, אז רגע לפני שאתם מצמצמים את אחוזי המשרה שלהם או מוציאים אותם לחל"ת (ראו מידע בנושא מדריך לעובדים בתקופת משבר הקורונה בכל זכות), תעצרו ותשאלו את עצמכם.ן האם יש אופציות נוספות?

הנה כמה שאלות שיכולות לעזור לכם בקבלת החלטות:

מוזמנים גם לקרוא את הפוסט שנכתב בעקבות מפגש בנושא: שאלות ותשובות על צמצום עובדים בזמן קורונה.

1. באיזה אופן ניתן להמשיך לקדם את המשימה הארגונית?

האם השינויים בפעילות וההתאמות הנדרשות משפיעים על היקפי כוח אדם? למשל, אם אתם נותנים תמיכה נפשית או ייעוץ מכל סוג שהוא, האם ניתן לקיים אותם און ליין ובאותם היקפים? ואם החלטתם כעת להשקיע את הזמן בפיתוח ולמידה, מה היקף הצוות הנדרש לשם כך?
בכל הנוגע למשימה הארגונית, מוזמנים גם לקרוא את הפוסט הזה: כשהווירוסים רועמים המוזות לא שותקות.

2. האם הקהלים שעבורם אתם נאבקים זקוקים לכם יותר, והאם הנושא בו אתם עוסקים נמצא על סדר היום?

דווקא בעת הזו חשוב שתהיו בקשר הדוק יותר עם הקהלים שלכם. נניח חברים בקבוצות של נאבקים, שזקוקים לתחושה שיש מי ששומר על הגחלת, ומחזיק את הנושא על סדר היום. האם זו יכולה להיות הזדמנות ליצור ערוצים לקשר עם אותם קהלים, לעדכן אותם, לתמוך בהם ולייצר מרחב לשיח? וגם כאן, מה היקף כוח האדם הנדרש, ומי מהצוות יכול לקדם משימות כאלו?
רעיונות לדרך בה ניתן לעבוד עם הקהילה במדריך: קורונה – מדריך להתמודדות בקהילה שהוציא ארגון ארץעיר.

3. האם יש לכם תקציב שבוודאות עומד לרשותכם, ומאפשר לכם לעשות התאמות למציאות המשתנה?

אנחנו ממליצים לכם לבחון מול מקורות המימון שלכם את רמת הוודאות שהמשאבים שהובטחו אכן יועברו, כך תוכלו לקבל החלטות האם וכמה עובדים עליכם להוציא לחל"ת. תבדקו מה מסגרת התקציב שלכם ותיצרו כמה חלופות של תקציבים עם תרחישים שונים של קיצוצים חלקיים במשאב האנושי, בהתאם לשינויים שהחלטתם לבצע בסוג הפעילות והיקפה.
לינק למדריך לעמותות, חל"צ ומלכ"רים בתקופת משבר הקורונה של כל זכות.

4. מה הדבר הנכון מבחינת העובדים והמתנדבים של הארגון?

ייתכן שחלק מהעובדים או המתנדבים לא מסוגלים בכלל להתפנות לעבודה, ולא משנה מה הסיבה. אצל חלק זה יכול להיות בגלל הצורך להיות עם הילדים, ולאחרים אולי אין פניות נפשית להמשיך "עסקים כרגיל" ויהיה נכון יותר לאפשר להם לצאת לחל"ת, במקביל יכול להיות שיש עובדים שרק משוועים לפעול, ויש להם רעיונות ויוזמות שניתן ליישם במסגרת מגבלות הקורונה.
אנחנו ממליצים שההחלטה תתקבל בצוות הניהולי על בסיס מכלול בצרכים, כולל בירור מצבם של העובדים והמתנדבים, ומה הנכונות והיכולת שלהם להמשיך לפעול במגבלות הקיימות.

5. אחת השאלות שיכולות להשפיע על מידת הקיצוצים בכוח אדם תלויה בשאלה האם יש לכם תשתיות ארגוניות תומכות בעבודה מהבית?

הנחיות הממשלה תומכות בסוג של סגר ועצירה. האם אתם ערוכים לעבודה מהבית מבחינה טכנולוגית?
אם לארגון אין תשתית מתאימה, כמו: מחשבים וגישה למקורות מידע או חיבור מהבית ל"תיקיות" הארגון. אם לא, לרוב אפשר למצוא פתרונות, צריך לבדוק במה זה כרוך גם מבחינה תקציבית והאם שווה את המאמצים כרגע.

6. איך לשמור על קשר ולייצר מנגנוני עבודה תומכים לצוות?

בין אם יש עובדים בחל"ת ובין אם מתנדבים וכמובן לגבי העובדים הקיימים – חשוב מאוד להמשיך ולשמור על קשר. מלבד הצורך הטבעי במגע אנושי גם מרחוק, חשבו גם על היום שאחרי. ברגע שהדברים יחזרו לשגרה ותתחיל תקופת השיקום, העובדים והמתנדבים שהם המשאב היקר לכם ביותר, יהיו שם איתכם, כי דאגתם להם בזמן משבר. שיחות קבועות אחת לשבוע בזום, קבוצת ווטסאפ פעילה לעדכונים ושיתופים, וטלפונים רק כדי לשאול "מה נשמע", ייתכן שכדאי ליצור קבוצות נפרדות לאנשים בסטטוס שונה וגם קבוצה אחת של כולם יחד.

לסיכום:

האיטלקים אימצו את הסלוגן Separate but United – זה חלק מהדרך שלנו לשמור על שפיות, להרגיש שלמרות הבידוד אנחנו לא בודדים ולראות את האופק והשינוי שיבוא לטובה.
במוקדם או במאוחר המשבר יגיע לסיומו ואז סביר להניח שיצטרכו אותנו הרבה יותר. וגם מצידנו נצטרך להשקיע הרבה כדי לחזור לתנועה, לעשייה ולקידום המטרות והערכים שלשמם קם הארגון. לכן אל תוותרו על פעילות, קטנה ככל שתהיה, גם אם לא באותו ווליום שאתם רגילים. העיקרון המנחה הוא דינמי ולא דרסטי. לכו צעד צעד קחו רגע לנשום, לאסוף נתונים, להסתכל על המורכבות הזאת ולהבין שכל החלטה היא רק להיום.