איך לשמור על המתנדבים והפעילים בארגון?

צילום:פלאש 90

בימים שלפני הקורונה, כשנפגשנו מחוץ לגבולות הזום, ביקשו ממני שני יזמים במהלך פגישת יעוץ לסייע להם בתכנון הפעילות השנתית. התנאי שלי היה שבפגישת התכנון ישתתפו פעילים נוספים. ובאמת, כחודש לאחר מכן הוזמנתי לאסיפה הכללית השנתית של ארגון ירוק, צעיר וידידותי לסביבה. הלוקיישן: משרד של אחד הפעילים, הכיבוד: מפנק, וגם אחלה אווירה.

אחרי שאחד היזמים הציג את הדרך שעבר הארגון בשנתיים האחרונות, נערכה פעילות קבוצתית להעלאת רעיונות ליעדים לשנה הבאה. בסיום הערב הרמנו כוסית והמשתתפים קיבלו בקבוק מים טרמי ממותג של הארגון. יצאתי בהרגשה מרוממת – היזמים הצעירים הצליחו לארגן ערב עם כל המרכיבים ליצירה של קהילת מתנדבים תומכת: משמעות, שיתוף, אחווה, אוכל טוב, תגמול, ובעיקר – כיף ואווירה טובה.

בואו רגע נלך צעד אחורה

למה שווה לארגון להשקיע משאבים בגיוס ושימור קבוצת פעילים מחויבת?

ראשית, החברה האזרחית היא כר פורה להצמחת מנהיגים. פעילות משותפת לשינוי חברתי מהווה דשן לפריחה של המשתתפים, המרגישים שיש להם יכולת להשפיע ולהוביל שינוי המבטא את השקפת עולמם. תחושת ההצלחה של שינוי תמונת העתיד, תלווה את הפעיל לאורך חייו ותתרום משמעותית להפיכתו למוביל ומשפיע בחברה. תכלית זו, היא אבן יסוד לשינוי חברתי עמוק, ומהווה בסיס יציב לחלקה של החברה האזרחית להנעת תהליכים מייטיבים בחברה.

שנית, זה פשוט קל יותר. ככל שיש יותר שותפים להובלת המשימה, הלוקחים חלק בעשייה, יוזמים פעילות בעצמם, מקדמים את מטרות הארגון, כך הנטל על כתפי היזמים והמנהלים קטן.

בנוסף, פעילים מתנדבים, יכולים להשלים פערים ביכולות שלנו לקדם את המטרות. אם נדע לאתר בקרב הפעילים שלנו, את היכולות, הכישורים והמיומנויות שחסרים אצלנו – נוכל להתמודד יחד ולהשלים משימות ארגוניות רבות יותר.

לא רק זאת אלא שקהילת פעילים תומכים ורחבה מהווה בסיס טוב לתמיכה במסר שלנו והפצתו ברחבי הציבור. עוצמת הארגון ומוטת ההשפעה שלו, גדלות בהתאמה לגידול במעגל התומכים במטרותיו.

ובנוסף לכל אלה, קהילת הפעילים מהווה בסיס ראשוני למאמצי גיוס המשאבים שלנו. יותר קל לרתום אנשים שכבר קשורים לארגון – מזדהים עם מטרותיו ומרגישים חלק מהארגון – לתרום או להשתתף במאמצי ההתרמה.

ולסיום – זה פשוט יותר כיף לעשות דברים ביחד! עם מעגל רחב של פעילים. תחושת העוצמה וההצלחה של הפעילות הארגונית תגדל עשרות מונים, אם נעשה את השינוי שלנו ביחד, בשמחה והנאה עם הרבה חברות וחברים. וכשההצלחה תגיע – למה שרק קבוצה קטנה תהנה מחגיגות הניצחון? חלקו את ההרגשה המשכרת עם עוד אנשים.
אז אחרי שהבנו למה כדאי שלארגון יהיו מתנדבים ופעילים, בואו נמשיך לשאלה הבאה:

למה בעצם לשמר מתנדבים?

בדיוק מאותה סיבה שארגון משקיע בשימור העובדים שלו: המשאבים הנדרשים לקבלת עובד חדש לארגון והכשרתו לתפקיד גבוהים בהרבה מהמשאבים הנדרשים לשימורו. בשורה התחתונה, אם נשמור על המתנדבים שלנו לא נצטרך לגייס כל הזמן מתנדבים חדשים במקומם. זאת ועוד, מתנדבים שהגיעו אלינו לארגון והרגישו טוב – הסיכוי שיהפכו ברבות הימים לפעילים אדוקים ומסורים שיתרמו מאוד להצלחת הארגון בהגשמת מטרותיו – עולה לאין שיעור.

איך משמרים פעילים בלי שיהפכו לחמוצים כבושים?

לפני הכל חשוב לומר – כדאי שתשקיעו מחשבה מעמיקה בשאלות הבאות: האם נכון לכם להקים ולתחזק מערך של מתנדבים ופעילים? האם זה יתרום להצלחת המטרות הארגוניות? האם יש לכם את היכולות והמשאבים הדרושים להשקיע בגיוס ובניהול המתנדבים ולייצר להם חווית התנדבות טובה? אם התשובות לשאלות אלו הן "כן", מומלץ בחום למנות בעל תפקיד "מנהל/ת מתנדבים" שיהיה אחראי על ניהול ההתנדבות בארגון. קשה להחזיק פעילות התנדבותית ארוכה ומחויבת ללא פניות של זמן ומשאבים ארגוניים. ואם אתם בתחילת הדרך, שבה כולם עושים הכל, הנה כמה דרכים טובות לשימור פעילים:

בגדול, עליכם לחשוב שאתם עוסקים בריקמה. אתם יוצרים בחוט הפעילות שלכם – ריקמה חיה של פעילים. סביב ליבת הפעילות שלכם, יכולה להיווצר שיכבה של פעילים התומכים בכם ובהשגת המטרה. בסופו של יום, המרכיב הקושר יותר מכל אנשים ורותם אותם לעשייה הוא הקשר האישי, החיבה וההערכה שהם חשים אליכם וזה אל זה. אנשים, באשר הם, שמחים להרגיש שרואים אותם, שהם אהובים ומוערכים. ולכן, קבלו את הפעילים במאור פנים. לימדו את שמותיהם, זכרו לציין את ימי ההולדת שלהם. צרו מפגשים חברתיים מחוץ לפעילות הארגון – פיקניק משפחות, מסיבות ומפגשים סביב לחגים. התחילו כל מפגש במשחק הכרות. צרו במשרדים שלכם מקום מזמין ונוח לפעילים להיפגש ולעבוד יחד. חברו בין עובדי הארגון לפעילים.

הקפידו לייצר אווירה של שייכות לארגון, חלקו לפעילים חולצות (זה גם מצטלם טוב בתקשורת). דאגו שהמתנדבים ידעו מי איש הקשר שלהם בארגון – למי לפנות עם שאלות, מי דואג להם ומי אחראי עליהם.

כדאי לדאוג למפגשי פעילים באופן קבוע ולעיתים קרובות. המפגשים יעמיקו את הקשר הבין אישי, את המחויבות והשייכות הארגונית. על המפגשים האלו להיות גם כיפיים וגם מלמדים ומפתחים. אפשר להזמין את המתנדבים לסדנאות, הרצאות (עוד על מפגשים, כנסים והשתלמויות ככלי לגיבוש והרחבת קהילה). תמיד תמיד תמיד – הודיעו על תאריך המפגש הבא של הפעילים ושאלו מי מהם רוצה לקחת חלק בתכנון ובארגון שלו. אפילו בעת גיוס פעילים לארגון – הזמינו אותם למפגש הפעילים הבא.

וגם משמעות חשובה. פעם ניגשו לאיש אחד שעבד ושאלו אותו "מה אתה עושה?" ענה להם: "אני מניח לבנה על לבנה". ניגשו לאיש שעבד לידו ושאלו :" ומה אתה עושה?" ענה :"אני בונה קיר". ניגשו לאדם השלישי שעבד שם ושאלו אותו: " ואתה, מה אתה עושה?" ענה להם :"אני בונה בית ספר".

פעילים היודעים את המשמעות של פעילותם, המרגישים חלק בהגשמת חזון וביצירת מציאות מיטיבה – יפעלו ביתר חדווה וירצו להמשיך בפעילותם עד להגשמת המטרה. ככל שתחברו בין האנשים לבין המטרות שלכם, ככל שתשתפו במידע ותעדכנו מה קורה בכל חלקי הארגון ואיך כל הפעילות מתחברת להשגת היעדים שלכם – כך תרוויחו פעילים שמנועי המוטיבציה הפנימים שלהם בוערים ביתר שאת. בפגישות עם מתנדבים ופעילים הקפידו לתאר את התמונה הגדולה, ולהסביר איך הפעילות הספציפית קשורה לחזון.

תנו לפעילים שלכם סמכות ואחריות בתחום שלהם. ככל שאדם ירגיש שהצלחת המשימה תלויה בו – הוא ישקיע יותר בביצועה על הצד הטוב ביותר. הזמינו אותם לישיבות צוות הקשורות לתחום שלהם, התייעצו איתם. הזמינו אותם לחשיבה ולתכנון הפעילות וההכנות אליה. איש חכם אמר לי פעם: "מי שיכין שלט להפגנה – יבוא להניף אותו". לכן, הזמינו פעילים לערב הכנת שלטים, ביום שלפני ההפגה וכך תוודאו שהם וחבריהם מגיעים.

א.נשים שטרחו ובאו להתנדב, רוצים לעשות את פעילות ההתנדבות שלהם על הצד הטוב ביותר ולהתפתח תוך כדי. ולכן, אל תחששו משיחות משוב תקופתיות בהן תשקפו לפעילים שלכם במה הם טובים ובמה עליהם להשתפר על מנת להשיג תוצאות טובות יותר ולעמוד במטרות הארגוניות בתחום שלהם. זו גם הזדמנות מצוינת לשמוע את הדעות והרעיונות שיש להם, וגם להעמיק את הקשר האישי והחברתי ביניכם.

ולחלק המעניין – תגמול המתנדבים

מתנדבים לא מחפשים משכורת או הנאה חומרית ולכן עלינו להיות יצירתיים כדי לתגמל אותם על ההתנדבות. מתנה קטנה, בקבוק ממותג, ספל או כל תשורה אחרת, בהחלט מספרים למתנדבים שחשבתם עליהם והם חשובים לכם.

תגמולים המשלבים בתוכם אלמנט של התפתחות אישית יכולים להיות סמינרים והכשרות המעניקים להם ניסיון רלוונטי בתחומים חדשים, גם השתתפות בכנסים והשתלמויות מחוץ לארגון. תנו למתנדבים שלכם להתראיין על תחום התנדבותם, פרסמו פוסטים בפייסבוק עם תמונות שלהם מהפעילות- אנשים אוהבים לראות את עצמם בתקשורת. גם מפגש עם אישיות מכובדת (ראש/ת העירייה, ח"כ) יכול להיות תגמול.

ובכלל, שיפעו בהערכה והוקרה: דאגו להלל ולשבח את המתנדבים בהזדמנויות שונות ובפורומים שונים. ארגנו ערבי מתנדבים וחלקו את אות "המתנדבים המצטיינים". פרסמו פינת "מתנדבי החודש" בניוזלטר שלכם, ובכלל- פרסמו תמונות של הפעילות ושל המתנדבים בניוזלטר ובפייסבוק שלכם.

לסיכום, השקעה במשאב הנהדר של פעילים ומתנדבים בארגון היא ההשקעה המניבה ביותר ארגונית. מאחר ושורת הרווח שאנחנו מקווים לה, בחברה האזרחית, אינה שורת רווח פיננסית אלא שינוי חברתי – מוטב לנו שנשקיע את מירב משאבינו ביצירת כוח אזרחי עוצמתי, מוביל ומחוייב. מוטב לנו שנשקיע בטיפוח מנהיגים.