שיחה אישית קבועה עם העובד.ת בזמן חירום

שגרת חירום היא שלב חשוב בהתמודדות של ארגון עם משבר חריף, כמו מלחמה, מגיפה או טראומה אחרת, כפי שחווינו לא מעט לאחרונה. השלב הזה מגיע אחרי ההלם והכאוס הראשוניים, וכשאנחנו מנהלים אותו נכון, זה עוזר לנו להביא את העובדים, הצוותים והארגון כולו – באופן הדרגתי להתמודדות ולתפקוד.

אחת מהשגרות הניהוליות החשובות בתקופה הזו, היא שיחה אישית קבועה עם כל עובד ועובדת שאת ממונה עליהם באופן ישיר. שיחה כזאת יכולה לסייע לשמור על חוויה של רציפות אצל העובד – הרגשה של המשכיות ואף יציבות בתוך הכאוס.

מבחינה רגשית – העובד או העובדת יודעים שיש בארגון מי שמבין ומכיל את מה שהם חווים. מבחינה חברתית – הם ישמרו את הקשר האנושי והחברתי עם הממונה והצוות. מבחינה תפקודית – זה יעזור להם לשמור על רמה מסוימת של תפקוד, שחיוני לצורך ההתאוששות. והבונוס – גם את כמנהלת תרוויחי מזה חוויה של רציפות, בדיוק מאותן סיבות – חברתית, רגשית ותפקודית.

שיחה אישית בחירום  קודם כל קובעים ביומן

כדי להפוך את זה לשגרה, צריך לקבוע ביומן. רצוי להודיע על כך מראש לכל הצוות, ולשים ביומן שיחה קבועה לא ארוכה. אם אי אפשר פנים אל פנים, גם זום הולך. חשוב לדבוק במחזוריות של השיחות האלה, כדי לייצר תחושה של קצב ותנועה, וכדי להוות מעין 'עוגן' בהתנהלות היומיומית שיכולה להיות כאוטית.

שלבים מומלצים לשיחה אישית בזמן חירום

1. פתיחה: מה נשמע, הפשרה ותזכורת למסגרת השיחה – לשם מה נפגשות ולכמה זמן.

2. הקשבה: שאלי שאלה פתוחה והקשיבי לתשובה. למשל: איך את עוברת את הימים האלה? איך את מסתדרת עכשיו?
נסי לקבל מידע על מצבה של העובדת: האם יש לה ולמשפחתה מקום בטוח להיות בו, עורף משפחתי או חברתי, האם היא חווה מצוקה כלשהי או שיש לה צורך מיוחד, באיזו מידה היא מסוגלת לעבוד כעת.

השאלה האחרונה חשובה להמשך השיחה, מכיוון שלא כולם מסוגלים לחזור לתפקוד באותה מידה, ועליך לקחת את זה בחשבון כשתתכננו את המשימות הנדרשות.

3. משימות: רצוי לעבוד מול תוכנית עבודה או רשימת משימות – זו שתוכננה מלפני המשבר או כזו שעודכנה אחריו.
שאלי: איך מתקדמת העבודה או המשימות? האם את צריכה משהו כדי לקדם אותן?

אם זה מתאים – עודדי את העובדים עימם את נפגשת בעדינות לחזור לעשייה. יש בכך תועלת לא רק לארגון אלא גם לעובדים עצמם. מיקוד במשימה וביצוע פעולות מעניקות חוויה של מסוגלות, הרגשת שליטה ותחושה של רציפות, שהן חיוניות לבניית חוסן.

4. אקשן אייטמס: סכמי את מה שעלה בשיחה לפעולות מעשיות והמשך מעקב. למשל: מתי השיחה הבאה, התחייבות שלך לחזור אליה עם תשובה או מענה לצורך, או דד-ליין של העובדת לסיום משימה כלשהי.

5. סגירה והזמנה: קבעו את השיחה הבאה והזמיני אותה לפנות אליך במידת הצורך.

לא לשכוח לתעד: צייני בכתב, רצוי במהלך השיחה או מייד אחריה – מה הדברים העיקריים שעולים, אם יש צרכים מיוחדים או נושאים שעליך לברר בעקבות השיחה. לאחר שתשוחחי עם כל העובדים כבר תהיה לך תמונה שלמה יותר באשר לצרכים שעולים מהשטח. כך הארגון שלכם יוכל לפתח מענים מתאימים, כמו התאמת המשימות, משלוח חבילות למשפחות של משרתי מילואים או מפונים, הקמת קייטנה וירטואלית לילדי עובדים, או השאלת כיסאות משרדיים ומסכים לתקופת החירום.

הכתבה הבאה בסדרה

מירנה קציר | 12 בנובמבר 2023

ישיבת צוות קבועה בזמן חירום