תשתיות לפיתוח משאבים: כל מה שאת צריכה כדי להתחיל לעבוד

אם את מפתחת משאבים מתחילה, וגם אם לא, יש כמה תשתיות לפיתוח משאבים שממש כדאי שיעמדו לרשותך כדי שתוכלי להצליח. האם את חייבת שיהיו לך ממש את כל התשתיות האלה כדי שתוכלי להתחיל? לא. האם כדאי שיהיו לך? כן, בהחלט!
אני רוצה לחלק את התשתיות לשני סוגים: תשתיות פיזיות ותשתיות הקשורות לתהליכי עבודה. אז בואי נתחיל.

תשתיות פיזיות לפיתוח משאבים:

כרטיסי פרויקט

כרטיס פרויקט הוא מעין תעודת זהות רחבה, המכילה את כל המידע האפשרי אודות פרויקט, מיזם או תכנית שלכם. כרטיס הפרויקט הוא פנימי ומשמש רק את חברי הארגון, והוא יכול להתייחס לתכנית קיימת או לפרויקט שמעוניינים לפתח. כרטיס פרויקט יכול להיות עמוס במידע ולהשתרע על פני עמודים רבים, במידה והתכנית קיימת, והוא יכול להיות רק עמוד קצר המתאר חלום או רעיון שיש לכם, וכמובן – כל מה שבאמצע.

כרטיס הפרויקט מהווה חלק מ"בנק הפרויקטים" שלכם, שזו בעצם תיקייה במחשב שבה נמצא כל המידע על פרויקטים קיימים, פרויקטים בתהליכי פיתוח, או כאמור סתם כותרת שהיא רעיון מעולה שטרם הבשיל לכדי תכנית אופרטיבית. כשתתבקשי לכתוב בקשת מענק על פרויקט מסוים תוכלי להשתמש ברוב המידע שמופיע בכרטיס, ולא להתחיל לאסוף אותו מכל מיני מקומות ולבזבז זמן ואנרגיה. הורידי כאן טמפלט של כרטיס פרויקט שאותו תוכלי למלא לבד או עם צוות הארגון.

תקציב לכל פרויקט

לכל פרויקט, קיים או חדש, צריך להיות תקציב ברור שמביא לידי ביטוי מבחינה כספית את מימוש פרויקט, כלומר מסביר כמה באמת כל זה עולה. תקציב פרויקט צריך להיות מורכב משתי טבלאות: טבלת ההוצאות המציגה את עלויות הפרויקט ולצידה טבלת הכנסות המציגה את מקורות המימון, כלומר מאיפה עוד מגיע הכסף. הורידי כאן טמפלט של תקציבים לפרויקט.

One Pagers

הכוונה היא למסמך בן עמוד אחד שמסכם את כרטיס הפרויקט בצורה מתומצתת ובהירה. אם נכחת בפגישה עם תורם או שותף ובסיומה הוא אמר: "שלחי לי למייל על זה כמה מילים", אז זה בדיוק מה שאת צריכה לשלוח – One Pager. המסמך הזה הוא בעצם מסמך שיווקי שגורם לקורא להתעניין ברעיון ולבקש לשמוע עליו עוד. בד"כ לא נלאה את הקורא בכל המידע שמופיע בכרטיס הפרויקט ולרוב גם לא נצרף למסמך הזה תקציב. זה צריך להיות מעין "טיזר" שאחריו תתבקשי לספק עוד מידע (ואין לך בעיה כי יש לך הרי כרטיס פרויקט מוכן בדיוק על זה!). זה נכון במיוחד כשמספרים על פרויקט חדש לשותפים פוטנציאליים מהמגזר העסקי למשל.

נוכחות דיגיטלית

איך תמכרי את הארגון או את הפרויקט בלי להציב אותו בחלון ראווה? כשאת מתעניינת במוצר או שירות כלשהו, הדבר הראשון שתעשי הוא לחפש אותו ברשת ולקרוא עליו כמה שיותר, נכון? ברור שגם תורמים ושותפים פוטנציאליים יעשו בדיוק את אותו הדבר. שלושת חלונות הראווה שכדאי שיהיו לך הם:

אתר אינטרנט – כזה שנראה טוב והוא גם מעודכן, כולל אפשרויות תרומה (ראי עוד על כך בהמשך)

עמוד ברשת חברתית אחת לפחות – גם כאן כדאי שיהיה מעודכן ויעלה בו לפחות אחת לשבוע פוסט מעניין עם תמונה או סרטון

עמוד לינקדאין לארגון ועמוד לינקדאין למנכ"לית הארגון – כמובן כזה שמתעדכן אחת לשבוע לפחות וזה יכול להיות תוכן דומה לזה שהעלית כבר לרשת החברתית. השימוש בלינקדאין יעזור לך לפתוח דלתות בקרב גורמים עסקיים במשק, לגייס שותפים, מתנדבים, חברי ועד מנהל, תרומות ותומכים, וכן, גם כסף.

מערכת לניהול מידע

מערכות מידע מסייעות בניהול משימות מגוונות כמו שמירת אנשי קשר, ניהול צוותים, מתנדבים, תכנון תקציבי, ניהול פרויקטים ותהליכי עבודה, קשר עם תורמים ועוד. מערכת כזו יכולה לעזור לך מאד בניהול התרומות והמשאבים, לראות תמונה רחבה של התחום שלך ועל בסיס הנתונים שבמערכת לקבל החלטות מושכלות וגם לבצע אותן. נכון שמערכת כזו דורשת איפיון, הטמעה ותמיכה ואלה תהליכים לא קצרים שגם עולים כסף, אנחנו כבר ב-2024 ו…. ככה עובדים היום וזהו. רוב מערכות הניהול המוכרות (כמו סיילספורס או מאנדיי ודומיהן) מאפשרות תנאים נוחים יותר מבחינה כספית לעמותות ואפילו נותנות כמה יוזרים בחינם. אה, וחשוב להגיד שהטמעת מערכת מידע בארגון זה אחלה פרויקט לבקש עליו כסף מתורמים!

אפשרויות תרומה און ליין

הכי כדאי להטמיע באתר הארגון מערכת סליקה באשראי כדי שאפשר יהיה לגייס תרומות ישירות, אבל כדאי שתהיה אפשרות לסלוק תרומות גם דרך פלטפורמות דיגיטליות חיצוניות כמו Jgive ואחרות. אם אין אפשרות להקים מערכת לסליקת תרומות באתר אז כדאי לציין במקום בולט איך אפשר בכל זאת לתרום לכם ולתת את כל המידע בצורה בולטת: פרטי החשבון להעברה בנקאית, כתובת למשלוח צ'קים ומספר טלפון של מישהו לדבר איתו אם לא מוצאים דרך מתאימה לתרום.

מנוי או רישום לדאטה בייס

לא היית חושבת לעבוד בלי מחשב, נכון? אז אל תחשבי שתוכלי לעבוד ללא מקורות מידע מתאימים. נכון שאפשר לחפש בגוגל קרנות או גופים לבקש מהם תמיכה, אבל הזמן שתשקיעי בזה הוא אינסופי ובטח יש לך עוד דברים לעשות. כאן תוכלי למצוא קישורים למגוון מקורות מידע. כדאי גם לחפש קבוצות מקצועיות בפייסבוק, בוואטסאפ ובטלגרם.

מערכת למשלוח ניוזלטרים

ניוזלטר הוא דרך מצוינת לתקשר עם שותפים ותומכים. עשי מנוי לשירות ניוזלטרים כמו מיילצ'ימפ או אקטיבטרייל או רב-מסר ודומיהם ותוכלי להקל על העיצוב באמצעות כלי העיצוב המובנים של המערכת, אבל גם לדעת בדיוק למי שלחת, מתי, מי פתח, מי קרא ועוד. אם אין לך אפשרות לעשות מנוי כזה אז ודאי שהניוזלטרים יוצאים תמיד מאותה כתובת מייל, שאת שולחת לפי רשימה מסודרת של נמענים שאותה את מעדכנת כל הזמן, שהמיילים נראים טוב ושיש מי שמגיב להם אם יש צורך.

עוד כלים שכדאי שיהיו לך זמינים

כלים ליצירת סקרים ומשובים שתוכלי לתקשר באמצעותם עם תומכים ושותפים (כמו גוגל דוקס ודומיהם), כלים ליצירת סרטוני וידאו כדי שתוכלי לצלם מהנייד שלך ולשלוח לתומכים ושותפים (כמו Kapwing), כלים לעיצוב חומרים ויזואליים שבעזרתם את מתקשרת עם תורמים ותומכים כמו ניזולטרים, מצגות, הזמנות, דוחות שנתיים ועוד (באמצעות קנבה למשל) וגם ערוץ תוכן מעניין שישמש כעוד חלון ראווה לפעילות הארגון (למשל פודקאסט או בלוג).

תשתיות של תהליכי עבודה

להיות מעורבת

אי אפשר לפתח המשאבים רק כשאת יושבת בחדר שלך מול המקלדת. את חייבת להיות מעורבת בכל מה שקורה בארגון כדי שתוכלי באמת לפתח את המשאבים שנדרשים לו. חשוב שתגיעי לפעילויות בשטח ותשתתפי באירועי שיא כמו פתיחה וסיום של תוכנית או פעילות של מתנדבים, וכמובן אל תשכחי לצלם כל דבר ולדבר עם /אנשים בשטח! זה יעזור לך להבין מה צריך עוד לפתח וגם יעזור לך מאד כשתצטרכי לכתוב סיכומי שנה או לשלוח דיווחים לתורמים ושותפים.

פגישות קבועות

דאגי לקיים פגישות קבועות עם מנכ"לית הארגון על פיתוח משאבים, אבל גם עם הצוות הרלוונטי בארגון כמו מנהלות התוכניות, רכז המתנדבים, מנהלת הקהילה ועוד. ככל שתהיי יותר מעורבת בפעילות הארגון ככה יכירו אותך יותר, תהיי משמעותית יותר בארגון ותוכלי להביא לו יותר תועלת.

ניהול לו"ז

כמפתחת המשאבים יש לך המון דברים על הצלחת: איתור קולות קוראים, כתיבת בקשות למענקים, כתיבת דיווחים, עדכונים, שיווק הפעילות ברשת או קמפיין מימון המונים ומה לא. אם לא תנהלי את לוחות הזמנים ואת המידע בצורה מסודרת – לעולם לא תצליחי להשתלט על כל המשימות שלך בזמן. אם אין בארגון מערכת לניהול מידע שמציגה לך תזכורות, כדאי שתנהלי את כל המידע הזה ביומן שלך. שימי לך התראות לפני הגשת קול קורא, לפני כתיבת דיווח, תזכורת להוציא ניוזלטר וכו'.

תקציב לפעילות שלך

צריך הוציא כסף כדי להכניס כסף. זה משפט ידוע בשיווק ופיתוח משאבים זה הרי הכי שיווק שיש. גם לפעילות שלך יש עלויות ולכן צריך להיות לה תקציב מסוים, למשל: עלויות של תרגום, עלויות קידום ברשתות החברתיות, או עלויות של עיצוב מסמכים מסוימים על ידי מעצבת מקצועית, עלות חודשית של פלטפורמת סליקה (חיצונית או פנימית ועוד), של מערכת ניוזלטרים, משלוח דואר רגיל ועוד. תדאגי שיהיה לך תקציב ברור בתחילת כל שנה כדי שתוכלי לבצע את המשימות שלך וכמובן שמרי עליו לאורך השנה.

פיתוח מקצועי שלך

תפקיד מפתחת המשאבים הוא תפקיד מאד בודד על אף שהוא נוגע בכל כך הרבה תחומים. כדי לא להישחק וכדי שתוכלי להמשיך להיות חיובית ויצירתית לאורך זמן, חשוב שתדאגי גם לעצמך: מצאי לך מנטור או חונך, הרשמי ללימודים בתחומים משיקים, השתתפי בכנסים מקצועיים של התחום, קחי חלק בהשתלמויות מקצועיות מעניינות שישפרו את הפרודוקטיביות והיצירתיות שלך (ניסית כבר AI לפיתוח משאבים?), או שתמצאי לך קולגה שעושות עבודה דומה ותוכלי להתייעץ איתה בעת הצורך.